Работа на кассе

Инструкция для сотрудников, которые принимают аванс за банкет: администраторов зала, менеджеров, официантов.

1. Откройте заказ гостя на кассе — обычный или заказ-резерв банкета.

2. Нажмите в заказе клавишу «Предоплата по ссылке». Откроется форма ProPrepayer.

1 — стол, заказ и официант; 2 — сумма заказа, внесено и остаток; 3 — поле суммы аванса; 4 — экранная клавиатура; 5 — «Создать ссылку».
В шапке — стол, номер заказа и официант. Ниже — сумма заказа, сколько уже внесено и остаток.
Для заказа-резерва в шапке видны дата и время банкета, на кого резерв и число гостей:

1 — банкет: дата и время, на кого резерв, число гостей; 2 — ссылки по заказу и их статусы.

3. Введите сумму аванса на экранной клавиатуре. Сумма может быть уже подставлена — это настраивается в админке.

4. Нажмите на поле «Телефон гостя» и введите номер — нужен для отправки SMS и попадает в заказ.

5. Нажмите на поле «E-mail для чека» и введите адрес — на него ОФД отправит электронный чек.

Номера на скриншоте — шаги 3–6.

6. Нажмите «Создать ссылку».

Если e-mail не введён, появится предупреждение: чек не будет отправлен гостю на e-mail, а это нарушение закона. Нажмите «Нет» и введите e-mail, или «Да», чтобы всё равно создать ссылку.

1 — «Нет»: вернуться и ввести e-mail; 2 — «Да»: создать ссылку без e-mail.

После создания ссылки сумма блокируется, на экране появляются QR-код, текст сообщения и срок действия ссылки.

1 — QR-код ссылки; 2 — текст сообщения и срок действия ссылки; 3 — отправка по SMS; 4 — новая ссылка.

Передать ссылку можно двумя способами:

• По SMS — нажмите «Отправить по SMS». Кнопка активна, если введён телефон. Повторно отправить можно не чаще раза в минуту и не больше трёх раз на одну ссылку — на кнопке видно, сколько уже отправлено.
• Через QR-код — отсканируйте QR-код камерой своего смартфона и перешлите полученный текст гостю в мессенджере. В QR-коде только текст сообщения со ссылкой, телефона гостя в нём нет.

Телефон и e-mail можно исправить, пока гость не оплатил: в заказ запишутся значения на момент оплаты.

Если рядом с кнопкой SMS красное предупреждение «Баланс SMS … пополните счёт» — сообщите администратору. Ссылку можно передать через QR-код.

Ссылка действует ограниченное время (у ЮKassa — 1 час, у Best2Pay — сколько задано в настройках). Время окончания показано под текстом сообщения.
Если гость не успел, откройте форму из заказа ещё раз и нажмите «Создать новую ссылку».

Создать новую ссылку можно и пока действует старая. Тогда на форме будет жёлтое предупреждение: «Предыдущая ссылка на … руб. ещё действует до … и может быть оплачена». Отменить старую ссылку нельзя — это ограничение платёжных шлюзов. Если гость оплатит обе ссылки, обе предоплаты внесутся в заказ, лишнюю нужно вернуть (см. ниже).

Дальше всё происходит автоматически:

1. ProPrepayer узнаёт об оплате в течение 10–15 секунд;
2. вносит предоплату в заказ, записывает в заказ телефон и e-mail гостя;
3. r_keeper печатает фискальный чек «Аванс» на станции печати из настроек, ОФД отправляет чек гостю на e-mail;
4. официант заказа получает сообщение r_keeper: «Стол 15, заказ 15: получена предоплата 5 000 руб.» (если это включено в настройках).

В списке «Ссылки по заказу» на форме видно состояние каждой ссылки:

Пока заказ открыт на какой-либо кассе, r_keeper не даёт внести в него предоплату. ProPrepayer ждёт и повторяет попытку каждые 30 секунд — сколько угодно долго. Оплата не потеряется.

Чтобы предоплата внеслась, выйдите из заказа:

• если форма ProPrepayer открыта — на ней появится окно «Гость оплатил аванс … руб. Заказ сейчас открыт на станции «…»… Выйдите из заказа на этой станции»;
• примерно через минуту официант получит сообщение r_keeper «Гость оплатил аванс … руб. по столу …. Выйдите из заказа, чтобы предоплата внеслась»;
• на кассе, где открыт заказ, само откроется окно:

После выхода из заказа предоплата внесётся, а окно сменится на «Предоплата внесена» (служба попробует закрыть его сама):

Закрыть форму ProPrepayer и окна ProPrepayer на кассе можно серой строкой r_keeper вверху экрана.

Если заказ уже закрыт или удалён, либо касса печати чека долго недоступна, официант получит сообщение: «Предоплата … руб. по столу … не зачислена: <причина>. Обратитесь к администратору».
Оплата при этом не теряется — администратор вносит её в другой заказ или оформляет возврат в разделе «Требует внимания» админки.

ProPrepayer возвраты не делает. Если банкет отменён или гость оплатил лишнюю ссылку:

1. администратор делает возврат в личном кабинете платёжного шлюза (ЮKassa или Best2Pay);
2. предоплата удаляется из заказа и печатается чек возврата — штатно в r_keeper.